Kiekviena įmonė, nepriklausomai nuo jos dydžio, siekia padidinti savo procesų efektyvumą ir darbuotojų produktyvumą. Išmanios verslo valdymo sistemos yra vienas iš geriausių būdų tai padaryti – jos pilnai optimizuoja bei automatizuoja visus įmonės procesus, sutaupydamos daug laiko ir kitų išteklių. Tačiau, tokios programinės įrangos įsidiegimas yra nemaža investicija, tad daugumai MVĮ (mažoms ir vidutinėms įmonėms) dažnai kyla klausimas, ar reiktų ją įsigyti. Šiame straipsnyje pamėginsime atsakyti į šį klausimą.

Kas yra verslo valdymo sistema?

Verslo valdymo sistema yra programinė įranga, kurios pagrindinis tikslas yra centralizuoti visus verslo procesus vienoje vietoje. Tai reiškia, kad ši sistema pasirūpina viskuo: nuo apskaitos ir žmogiškųjų išteklių iki gamybos procesų ir pardavimų valdymo. Tokia integracija leidžia ne tik lengviau stebėti ir analizuoti įmonės veiklą, bet ir žymiai optimizuoja procesų efektyvumą. Taip pat, dauguma verslo valdymo sistemų yra pritaikomos, tad gali pilnai atitikti specifinius įmonės reikalavimus. Tai – visapusiškas verslo valdymo sprendimas, kuris padeda organizacijoms augti ir tobulinti savo veiklą.

Ar MVĮ gali įsigyti verslo valdymo sistemas?

Kai kurios įmonės turi klaidingą įsitikinimą, jog verslo valdymo sistemos yra skirtos tik didelėms organizacijoms. Tai nėra tiesa – maži bei vidutiniai verslai taip pat iš jų gali gauti labai daug naudos. Išmanių sprendimų įsigijimas mažoms įmonėms Lietuvoje netgi yra skatinamas Europos Sąjungos, kuri šiuo metu tai daro su ES parama “MVĮ Skaitmeninimas”.

Tačiau, kiekvienai įmonei reikia nuspręsti, ar ji jau yra pasiruošusi šiam etapui: t.y. ar turi tam pakankamą biudžetą ir kitų resursų, ar investicija atsipirks artimiausiu metu ir panašiai. Svarbu apgalvoti tiek šio sprendimo privalumus, tiek trūkumus.

Kaip žinoti, kada įmonei reikalinga ERP sistema?

Jeigu nežinote, ar Jūsų įmonei dar šiek tiek per anksti įsigyti išteklių valdymo (ERP) sistemą, yra keletas ženklų, kurie padės suprasti, kad jau laikas:

• Nuolat pasimetantys duomenys – Jeigu naudojate keletą įvairių sistemų verslo veiklai vykdyti, galimai susiduriate su iššūkiais valdydami savo duomenis. Jie dažnai gali pasimesti skirtingose duombazėse arba informacija nebūti pilnai atnaujinta. Taip dažnai įsivelia įvairios klaidos, o svarbūs duomenys buna pametami, tad jų centralizacija yra itin svarbi.

• Neefektyvus bendravimas tarp įmonės skyrių – Jei įmonės skyriai nekomunikuoja tarpusavyje sklandžiai, tai gali sukelti klaidingą informacijos perdavimą ir lėtus sprendimo priėmimo procesus. Neefektyvus bendravimas dažnai veda prie resursų švaistymo ir nesusipratimų.

• Nepatenkinti klientai – Klientų nepasitaikymas dažniausiai atsiranda dėl prastai atliktų įmonės paslaugų ar netinkamo klientų aptarnavimo, kas veda iki prarastų pardavimų. Dauguma šių problemų gali būti ištaisytos su verslo valdymo sistemos sprendimais.

• Greitas augimas – Nors tai yra puikus įmonės sėkmės rodiklis, pernelyg greitas augimas atneša įvairių iššūkių ir problemų. Įmonei augant, jos procesai taip pat keičiasi bei atsiranda naujų reikalavimų. ERP sistemos prisitaiko prie nuolat besikeičiančių verslo poreikių ir leidžia pasiekti ilgalaikį stabilumą.

Kaip pasirinkti geriausią sistemą?

Renkantis geriausią verslo valdymo sistemą, reikia apgalvoti keletą svarbių veiksnių. Visų pirma, nauja sistema ir jos funkcionalumas turi atitikti visus Jūsų poreikius. Apgalvokite ne tik esamus savo poreikius dabar, bet ir apie galimus reikalavimus ateityje. Tačiau, tuo pačiu, svarbu, kad sistema nebūtų pernelyg sudėtinga Jūsų mažam verslui. Rinkites programinę įrangą, kuri būtų lanksti ir leistų pridėti funkcionalumą kai ir kada jo reikia. Galiausiai, apgalvokite ir sistemos kainą – ne tik prenumeratos mokestį vartotojui, bet ir sistemos įdiegimo bei priežiūros išlaidas.

Išvada

Lygiai taip pat kaip ir didelėms organizacijoms, mažo ir vidutinio dydžio įmonėms yra reikalingi efektyvūs verslo valdymo sprendimai. Tačiau, kiekvienas verslas turi nuspręsti, kada yra pasiruošęs šiam žingsniui. Jeigu įmonė turi pakankamai resursų šiai investicijai, VVS įsigyjimas kuo anksčiau gali padėti išvengti įvairių problemų ir iššūkių ateityje, verslui augant.